5 Power Tips til at superlade dit PDF-workflow – Vejledende teknologi

Hvis du er en lille virksomhedsejer eller freelancer, behandler du sandsynligvis en masse

PDF’er

. Det være sig fakturaer, overslag eller endda kontraktdokumenter, næsten alt sendes i PDF-filer i disse dage.

Efterhånden som antallet af PDF-filer stiger, bliver det besværligt at administrere dem. Her er nogle tips til at hjælpe dig med at superlade din arbejdsgang.

1. OCR-dokumenter med FreeOCR

OCR er en fantastisk teknologi, der behandler dine scannede eller downloadede PDF’er og gør teksten genkendelig. Dette kan især være nyttigt til at indeksere sider, du scanner med din scanner. FreeOCR er et gratis værktøj til Windows, der gør netop det.

Det er en let applikation, som går gennem dine PDF’er, analyserer dens indhold og omdanner den ikke-valgbare tekst i billedet/PDF-formen til normal tekst, du kan arbejde på.

2. Opret og rediger PDF’er med Foxit Reader

Foxit Reader er en gratis PDF-læser til Windows, men den kan meget mere end at læse PDF-filer. Foxits grænseflade ser farligt tæt på Microsoft Office-pakken, men hvis vi ser på den lysere side, vil Office-brugere føle sig hjemme. Du kan oprette et dokument i MS Word/Excel ligesom du gør nu, men i stedet for at bruge MS’s indbyggede eksportværktøj kan du bruge Foxits meget forbedrede mulighed i stedet for.

Vigtig note: Foxit Reader har bundtet adware (læs irriterende værktøjslinjer) til og fra med sit produkt. Så hold godt øje med installationstrinnene og sørg for at vælge specialinstallation tilstand i stedet for standardtilstanden.

Hvis du har Foxit Reader installeret, bør du se PDF-indstillingerne i dine Office-programmer bekvemt placeret i båndmenuen. Hvis du leder efter en mere indbygget tilgang til at skabe PDF’er, er Foxit et must at prøve. Du kan også bruge Foxit til at kommentere og fremhæve PDF-filer.

3. Gem PDF-filer på Google Drev

Google Drev giver dig 15 GB gratis lagerplads, som du kan udvide ved at betale et årligt gebyr. 15 GB vil være nok for de fleste af os. Hvorfor vil du overhovedet uploade dine PDF-filer til Google Drev, spørger du? Tja, den samme grund til at du sikkerhedskopierer ting til skyen. At have en kopi online giver altid mening.

Og med Drev kan du gøre meget mere end blot at sikkerhedskopiere PDF-filer. Google Drevs mappestyringssystem betyder, at alle dine PDF’er kan arkiveres på en systematisk måde, hvilket vil reducere genfindingstiden senere. Du kan også hurtigt vedhæfte dem til din e-mail i Gmail, når du har brug for at sende en PDF-fil til nogen. Gmails fremragende vedhæftningsfunktion sikrer, at en modtager aldrig behøver at forlade browseren, hvis bare vil se på en vedhæftet fil.

4. Slå OCR til i Google Drev

Google Drev understøtter OCR. Hvilket betyder vil gemme dine OCR’d PDF-filer og lade dig søge fra det direkte.

For at aktivere denne funktion, klik på Indstillinger ikon fra din Google Drev-side, og gå derefter ind Uploadindstillinger og marker den indstilling, der siger Konverter tekst fra uploadet PDF og billedfil. Nu vil hver PDF-fil, du uploader, blive scannet og konverteret til søgbart format.

5. Søg i PDF-filer med Google Drev (eller Evernote)

Nu hvor alle dine scannede PDF’er er OCR’et og uploadet til ét centralt sted, kan det bruges godt. Du kan bruge Google Drev til ikke kun at søge i PDF-filer efter titlen, men også efter teksten i dem.

Så hvis du ikke kan huske navnet på den PDF-fil, du leder efter, men du husker vagt dens indhold, kan Google Drev helt sikkert hjælpe dig.

Alternativ: Evernote giver lignende (og forbedret) funktionalitet, men den er kun tilgængelig for Evernote Premium-brugere. Hvis du er en af ​​dem, kan jeg ikke anbefale at bruge Evernote til at gemme og indeksere dine PDF’er højt nok. Da Evernote er en desktop-applikation, tager søgning meget kortere tid, og de seneste opdateringer til Evernote-søgning har gjort det virkelig kraftfuldt. Hvis du er villig til at betale for en service til at administrere dine PDF-filer, bør du helt sikkert se på Evernote.