Efterhånden som du bruger Microsoft Excel mere og mere, vil du opdage, at VLOOKUP-funktionen er et meget populært værktøj til at håndtere store Excel-mapper eller -databaser. Det giver brugeren mulighed for hurtigt at finde målrettet information om en specifik post uden at skulle kigge hele regnearket igennem.
Bare rolig – denne funktion er ikke nær så skræmmende, som den ser ud, og den kan spare en masse tid og give mulighed for mere freestyle-analyse. Sådan bruger du VLOOKUP i Excel.
Forståelse af VLOOKUP-stien
VLOOKUP-funktionen er opdelt i fire forskellige “argumenter” eller værdier, der indtastes i din funktion. Disse definerer præcis, hvor VLOOKUP vil trække information fra, så mens du starter funktionen med det grundlæggende =VLOOKUP()vil de fire argumenter, du sætter i disse parenteser, gøre alt arbejdet.
Kort fortalt vil du fortælle VLOOKUP den værdi, du vil slå op, området hvor værdien er placeret, kolonnen hvor returværdien er, og om returneringen skal være nøjagtig eller omtrentlig. Hvis du ikke har meget erfaring med Excel-funktioner, giver det måske ikke meget mening. Lad os gøre det lettere ved at opdele hvert argument i, hvordan det klarer sig. Tænk på et eksempel som en medarbejderkartotek eller et klassekarakterark for at se, hvordan dette kan fungere i det virkelige liv.
Trin 1: Vælg det første argument.
Dette er din opslagsværdi eller den identificerende information, som du vil bruge til at trække data om en specifik linje i en database eller et bibliotek. Dette er det sted, hvor du vil indtaste oplysninger såsom medarbejder- eller klasse-id’er, specifikke navne og så videre. Du kan vælge, hvor denne opslagsværdi skal hen, men ideelt set vil den være tæt på VLOOKUP for nem analyse og tydeligt mærket, så du altid ved, hvad du skal indtaste.
Billede brugt med tilladelse fra copyright-indehaveren
Trin 2: Vælg det andet argument.
Dette er det område, hvor dit første argument, opslagsværdien, er placeret i området. Hvis du f.eks. søger et bestemt medarbejder-id-nummer op, skal dette argument indeholde hele databasen. Det er nemmest manuelt at klikke på den allerførste post og derefter trække din markør helt ned til den sidste nederste højre post i slutningen, så den omfatter alle cellerne og indeholder alle værdierne i databasen. For meget store databaser skal du manuelt indtaste den første post (A2, for eksempel), et kolon og den sidste post (B5, i dette tilfælde), som: A2:B5.
Bemærk, at det andet argument altid skal starte med den første (længst til venstre) kolonne i databasen eller området. Dette er også grunden til, at VLOOKUP ikke vil fungere godt med horisontalt orienterede lister, men det er sjældent i regneark.
Billede brugt med tilladelse fra copyright-indehaveren
Trin 3: Vælg det tredje argument.
VLOOKUP kender nu hele rækken af databasen eller tabellen, hvor den leder efter information, men den har brug for lidt mere hjælp. Nu skal du vælge den kolonne, hvor returværdien er placeret – også den specifikke indtastning, du ønsker, når du indtaster din opslagsværdi.
Det tredje argument skal være et tal, ikke et kolonnebogstav. Begynd at tælle fra den første indtastningskolonne på listen og tæl over til højre, indtil du når kolonnen med de data, du er interesseret i (såsom medarbejderbonusser eller elevkarakterer). Indtast dette nummer i funktionen, så VLOOKUP ved, hvad der skal returneres.
Billede brugt med tilladelse fra copyright-indehaveren
Trin 4: Vælg det fjerde argument.
Det fjerde argument er lidt anderledes: Du kan skrive FALSK eller TRUE her for at angive, om du vil returnere enten et eksakt match eller et omtrentligt match. Du behøver ikke at gøre dette trin, hvis du vil afslutte funktionen her, men det har sine anvendelser. Et FALSK-argument vil returnere en fejl, hvis det ikke kan finde din inputværdi – hvis for eksempel det medarbejder-id, du indtaster, ikke eksisterer. Et TRUE input vil runde af til det tætteste mulige resultat og returnere den ønskede værdi for denne indtastning, hvilket kan forenkle visse typer analyser.
Med din VLOOKUP-funktion færdig, kan du nu begynde at indtaste værdier i dit opslagsrum og se de resultater, som VLOOKUP returnerer.
Vigtige bemærkninger at huske
-
VLOOKUP vejer altid til højre. Det vil ikke vej tilbage. Husk dette, når du arrangerer dine opslagsdata.
-
Dataområder afbrydes, når du tilføjer en ny kolonne i Excel, så igen, overvej dette, når du foretager ændringer.
-
VLOOKUP forstår ikke dubletter. For eksempel, hvis to medarbejdere har det samme efternavn, vil VLOOKUP simpelthen stoppe ved den første på listen, uanset om det er det navn, du ønskede eller ej. Derfor bruges funktionen ofte med fulde navne eller ID-numre i stedet for.
-
VLOOKUP skelner mellem store og små bogstaver, så det kan kende forskel på at slå et ord med stort og et, der ikke er det, op.
-
Ligesom andre Excel-funktioner er det nemt at udvide VLOOKUP til en fuld tabel for at returnere flere værdier på én gang, afhængigt af dit projekt. Når du er fortrolig med processen, kan du begynde at bruge den på mere komplekse måder!
Microsoft Excel giver betydelig kontrol over de data, som din butik er i. VLOOKUP er en fantastisk måde at finde og returnere data, som så kan præsenteres på forskellige andre måder. Du ved sikkert, hvordan man laver en graf i Excel, men ved du, hvordan man laver en pivottabel?
Støt vores arbejde ❤️
Hvis du kunne lide denne artikel, kan du overveje at give drikkepenge for at hjælpe os med fortsat at udgive kvalitetsindhold.
