Sådan bruger du brevfletning i Microsoft Word

Har du brug for at oprette en masseudsendelse eller massemail? I Microsoft Word kan du oprette en brevfletning, der automatisk indsætter dine modtagere og deres detaljer.

Du har to måder at oprette en brevfletning i Microsoft Word. Du kan bruge Mail Merge Wizard, som er fantastisk, hvis du aldrig har oprettet en før, eller Mailings-fanen, som kan tage lidt længere tid, men giver mulighed for yderligere muligheder.

Brug Mail Merge Wizard i Word

Som nævnt er Mail Merge Wizard en god vej at gå, hvis du ikke er bekendt med processen, fordi værktøjet leder dig gennem hvert trin. Det er vigtigt at bemærke, at denne mulighed ikke er tilgængelig i Word på Mac. Men på MacOS kan du bruge fanen Mailings beskrevet nedenfor.

Trin 1: Åbn Word og gå til Forsendelser fanen.

Trin 2: Vælg Start brevfletning menu og vælg Trin-for-trin Mail Merge Wizard.

Trin 3: Når panelet Brevfletning vises, skal du vælge dokumenttypen øverst. Du vil sandsynligvis vælge Breve eller E-mail beskeder men du vil se, at du kan oprette konvolutter, etiketter eller en mappe.

Klik Næste nederst.

Trin 4: Vælg om du vil bruge det aktuelle dokument, en skabelon eller et eksisterende dokument. Følg derefter prompten for den mulighed, du vælger. Til vores eksempel vil vi bruge det aktuelle dokument.

Klik Næste.

Trin 5: Vælg modtagerne blandt følgende:

• Brug en eksisterende liste: Vælg Gennemse nedenunder for at finde filen. Hvis du har brugt en tidligere liste, vil du se Vælg en anden liste og Rediger modtagerliste.
• Vælg blandt Outlook-kontakter: Vælg Vælg Kontaktmappe nedenunder for at åbne kontakten.
• Indtast en ny liste: Vælg Skabe nedenunder for at indtaste modtagerne.

Klik Næste.

Trin 6: Hvis du ikke allerede har gjort det, så skriv din besked.

Brug blokkene i sidebjælken til at tilføje dem til dit brev eller din e-mail. Placer din markør, hvor du vil have et felt, og vælg det derefter.

Trin 7: Når du vælger hvert felt, vil du se en pop op-meddelelse med formateringsmuligheder.

Trin 8: Når du tilføjer felterne, vises de i dit dokument inden for vinkelparenteser.

Klik Næste.

Trin 9: Nu kan du forhåndsvise hver besked. Brug pilene øverst på sidebjælken til at flytte gennem hver enkelt. Du kan også bruge Ekskluder denne modtager knappen, hvis det er nødvendigt.

Klik Næste.

Trin 10: Dette afslutter Brevfletningsguiden. Afhængigt af om du valgte Breve eller E-mail-beskeder i det første trin, har du derefter muligheder for at udskrive eller redigere de enkelte breve eller e-maile beskederne.

Brug fanen Mailings i Word

En anden måde at oprette en brevfletning i Word er at bruge værktøjerne på fanen Forsendelser. Med denne metode vælger du modtagerne og tilføjer felterne til dit brev eller din e-mail som med guiden. Men du har et par ekstra muligheder for at opsætte regler, matche felter og tjekke for fejl.

Trin 1: Åbn Word og tilføj dit beskedindhold.

Trin 2: Gå til Forsendelser fanen, skal du åbne Start brevfletning menu, og vælg Breve eller E-mail beskeder. Bemærk, at du også kan vælge konvolutter, etiketter eller en mappe her.

Trin 3: Åbn Vælg Modtagere menu og vælg blandt følgende:

• Indtast en ny liste: Åbner en Ny adresseliste for at indtaste modtagerne.
• Brug en eksisterende liste: Åbner en Gennemse vindue for at finde filen.
• Vælg mellem Outlook-kontakter: Åbner en Kontakte liste.

Når du har valgt dine modtagere, kan du bruge Rediger modtagerliste at foretage ændringer, hvis det er nødvendigt.

Trin 4: Du skal derefter indsætte de felter, du vil bruge til at hente modtageroplysningerne. Du kan bruge standarden Adresseblok og Hilsen Line knapper for at vælge formaterne og indsætte disse felter.

Trin 5: Du kan også bruge Indsæt fletfelt menu for at tilføje flere detaljer, hvis du vil. Dette giver dig mulighed for at indsætte oplysninger som land, region, hjemmetelefon eller arbejdstelefon. Sammen med grundlæggende felter læser Word den modtagerfil, du bruger, for at vise yderligere felter, som du kan vælge.

For eksempel, hvis du har et felt for “Produkt” i din fil, der indeholder den vare, en kunde har købt, så skal du se Produkt som en tilgængelig mulighed i menuen Indsæt fletfelt.

Trin 6: Hvis du vil konfigurere Reglerkan du vælge den knap næste gang. Dette giver dig en måde at håndtere disse enkeltstående situationer, når du opretter sammenfletningen.

Som et eksempel kan du springe en modtager over, hvis der mangler et felt i deres post.

Trin 7: Måske matcher din modtagerliste ikke perfekt med brevfletningsfelterne. Du kan bruge Match felter mulighed for at rette det. Du vil se en liste over felterne med rullemenuer til højre, så du kan vælge, hvad du vil bruge.

Hvis du f.eks. indsætter kaldenavn, og en modtager ikke har et i sin post, kan du vælge at bruge Fornavn.

Trin 8: En anden fantastisk funktion på fanen Mailings er muligheden for Tjek for fejl. Vælg den knap, og du vil se tre muligheder.

Du kan simulere fletningen og modtage resultater i et nyt dokument, fuldføre fletningen og sætte på pause, efterhånden som der findes fejl, eller fuldføre fletningen uden at sætte på pause og rapportere fejl i et nyt dokument.

Trin 9: På ethvert tidspunkt kan du forhåndsvise forsendelserne ligesom med guiden. Vælge Forhåndsvisning af resultater og brug derefter pile til højre for at gå gennem hver post.

Det er vigtigt at bemærke, at du ikke kan ændre individuelle bogstaver i forhåndsvisningen; du kan dog gøre dette i næste trin ved at vælge Rediger individuelle dokumenter.

Trin 10: Når du er færdig, skal du åbne Afslut & flet menu. Afhængigt af den dokumenttype, du bruger, vil du se muligheder for at redigere de individuelle dokumenter, udskrive meddelelserne eller sende e-mails.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan laver man en brevfletning fra Excel til Word for breve?

Fordi du kan bruge en eksisterende liste med begge brevfletningsværktøjer i Word, kan du blot vælge Excel-filen. Opret dit Excel-ark med alle detaljer for modtagerne og gem det. Begynd brevfletningsprocessen i Word, vælg at bruge en eksisterende liste til modtagerne, og søg derefter efter og vælg Excel-filen.

Hvordan formaterer jeg et brevfletningsfelt?

Du kan formatere felterne, efterhånden som du føjer dem til dit brevfletningsdokument. Men du kan også ændre formatet, efter du har tilføjet dem. Højreklik på det felt, du vil omformatere, og vælg Redigere [Field name]. Du vil derefter se et pop op-vindue med formateringsmulighederne.

Hvordan tilpasser jeg en brevfletning?

Hensigten med en brevfletning er at personalisere kommunikationen ved hjælp af felterne, der er variabler, der trækker modtageroplysningerne ind. Du kan opsætte felter for ting som stilling, leder, ansættelsesår, certificeringer og så videre. Sørg for at indtaste disse detaljer i modtagernes poster med disse feltnavne, og tilføj derefter de tilsvarende felter til meddelelsen, hvor du vil have dem.

Støt vores arbejde ❤️

Hvis du kunne lide denne artikel, kan du overveje at give drikkepenge for at hjælpe os med fortsat at udgive kvalitetsindhold.

5 € 10 € 15 € Andet

€

Giv drikkepenge med PayPal Sikker betaling med PayPal