Sådan bruger du spor ændringer i Google Docs

Google Docs er et fantastisk værktøj til at samarbejde om projekter, hvor flere mennesker er involveret. For eksempel kan brugere nemt identificere og ændre ændringer foretaget i et dokument ved at bruge en funktion, der ligner de velkendte sporændringer i Word.

Men i stedet for at kalde det Track Changes, kalder Google Docs det for redigering og forslag. I denne artikel tager vi et kig på, hvordan du nemt kan spore ændringer, når du bruger Google Docs.

Spor ændringer: Microsoft Word vs Google Docs

I Google Docs kan du oprette et dokument for at dele det med andre, så de kan samarbejde og tilføje anbefalinger eller forslag uden at slette den originale tekst. Senere kan du acceptere, afvise eller ændre disse redigeringer og forslag. Denne tilstand fungerer ganske på samme måde som sporændringerne i Microsoft Word, men i Google Docs hedder det Suggesting. De to funktioner fungerer på samme linje, med den undtagelse, at Google Docs gemmer ændringerne i realtid, i modsætning til Word, hvor brugere gentagne gange skal gemme og dele de ændrede dokumenter.

Sådan aktiverer du forslagstilstand i Google Docs

Uanset om du redigerer et dokument eller ønsker at foreslå ændringer til en andens fil, skal du aktivere Foreslå-tilstand. Sådan kan du gøre det på et skrivebord:

Trin 1: Åbn det relevante dokument i Google Docs i en browser.

Besøg Google Docs

Trin 2: Tryk på penikonet i øverste højre hjørne på båndet, og vælg ‘Foreslår’ i menuen.

Trin 3: Med denne tilstand aktiveret kan du redigere teksten. Klik på et ord, og skift det, som det passer dig. Du kan endda slette hele ordet eller erstatte det med et andet. Hver redigering vil oprette en kommentar med instruktioner såsom ‘Erstat X med Y.’ Kommentarer kan accepteres eller slettes. Andre kan også nemt svare på dine kommentarer via sektionen Svar ved siden af ​​dokumentlayoutområdet og bede om afklaringer, hvis det er nødvendigt. Ændringerne vil være synlige i teksten og skrevet i en anden farve (grøn).

Hvis du ikke har tilladelse til at kommentere eller redigere, skal du klikke på ‘Anmod om redigeringsadgang’ for at fortælle filejeren, at de skal ændre filtilladelserne.

Alternativt kan du efterlade forslag selv fra redigeringstilstand. Fremhæv den tekst, du vil efterlade et forslag til, og tryk på det grønne ikon for ‘Foreslå redigeringer’ til højre.

Hvis du arbejder med en Google Docs-app på mobilen, skal du trykke på de tre prikker i øverste højre hjørne af skærmen. Slå derefter ‘Foreslå ændringer’ til for at skifte mellem indstillingen og komme i gang med forslag.

Sådan deler du dit dokument med andre

Når det kommer til at samarbejde med andre mennesker, skal du invitere dem til at arbejde på et dokument. Til det skal du først dele dit dokument med dem. Sådan gør du.

Trin 1: Åbn Google Docs i en browser på din computer, klik på knappen Del i øverste højre hjørne.

Trin 2: Når en delingsmenu åbnes, kan du tilføje personernes e-mailadresser for at dele dit dokument med dem.

Trin 3: Når du har tilføjet e-mails, skal du tilføje passende tilladelse til samarbejdspartnerne til at redigere dokumentet. Klik på rullemenuen ud for adressefeltet for at vælge relevante tilladelser – seer, kommentator eller redaktør.

Trin 5: Når du tilføjer personer og tildeler dem relevante tilladelser, kan du klikke på knappen Send i nederste højre hjørne.

Trin 6: Alternativt kan du generere et unikt link til at dele med dine samarbejdspartnere. Klik på “Kopiér link”, juster tilladelserne for det. Som i alle med linket kan bare se, kommentere eller redigere. Eller du kan begrænse til udvalgte personer.

Hvis du ønsker at dele dit dokument fra Google Docs-appen på mobilen, skal du trykke på menuen med tre prikker igen og derefter vælge ‘Del og eksporter’. Følg trinene beskrevet ovenfor for at fortsætte processen.

Sådan accepterer/afviser du alle foreslåede redigeringer

Det er muligt at acceptere eller afvise alle foreslåede redigeringer. Denne mulighed hjælper dig med at spare tid, da du ikke behøver manuelt at godkende eller afvise hver kommentar individuelt.

Trin 1: Åbn dit Google Docs-dokument i en browser på din computer, og klik på fanen Værktøjer øverst.

Trin 2: Vælg ‘Gennemgå foreslåede redigeringer’.

Trin 3: Der vises en boks i øverste højre hjørne af displayet. Derfra kan du enten vælge at acceptere eller afvise alle redigeringer. Der findes også muligheder for at acceptere eller afvise individuelle foreslåede redigeringer.

I Google Docs-apps til mobil kan du kun acceptere eller afvise kommentarer individuelt. I Google Docs-dokumentet skal du trykke på forslaget og derefter på ‘Se forslag’ fra den flydende bjælke. Tryk på flueben eller kryds at afvise eller acceptere det hhv.

Sådan tilføjer du kommentarer til Google Docs

Kommentarer giver dig mulighed for nemt at kommunikere ændringer og opdateringer med dine samarbejdspartnere i Google Docs. Sådan kan du tilføje dem i desktopversionen.

Trin 1: Åbn dit dokument i Google Docs i en browser.

Trin 2: Fremhæv den tekst, du vil kommentere, og klik på det blåfarvede ‘Tilføj kommentar’-ikon, der vises i højre side af dokumentet.

Trin 3: Skriv din kommentar, og klik derefter på ‘Kommentar’.

I modsætning til forslag, der ændrer teksten, fremhæver kommentarer blot det eller de pågældende ord. Når en anden redaktør ser dokumentet, kan de blot trykke på afkrydsningsknappen for at rydde det væk.

I Google Docs-appen til mobil skal du trykke længe på det tekststykke, du vil tilføje en kommentar, og en lille menu vil poppe op. Tryk derefter på de tre prikker i slutningen, og vælg ‘Tilføj kommentar.’

Sådan bruger du revisionshistorik til sporing af ændringer

Google Docs giver dig mulighed for at gå tilbage til tidligere versioner af dit projekt gennem en funktion kaldet “Revisionshistorik”, da Google holder styr på alle de ændringer, du har foretaget. Dette er en ganske praktisk funktion, hvis du er nysgerrig efter at se, hvordan et projekt har udviklet sig over tid.

Trin 1: Åbn dokumentet i Google Docs i browseren på skrivebordet.

Trin 2: Klik på Filer i øverste venstre hjørne, vælg ‘Versionshistorik’ og vælg ‘Se versionshistorik’ i menuen.

Trin 3: Vælg den version, du vil have tilbage, fra panelet Versionshistorik.

Trin 4: Tryk på menuen med tre prikker ved siden af ​​hver version for at omdøbe den, og klik på indstillingen ‘Navngiv denne version’.

Smukkere samarbejder

Samarbejde kan køre meget glattere med Google Docs til sporing af ændringer. Så hvis du også er involveret i et projekt med flere mennesker, kan du gøre tingene virkelig nemmere for alle. Derudover kan du også få styr på, hvordan du bruger indrykning til afsnit i Google Docs.