OneNote er meget populær for notefunktioner. Du kan dog nemt bruge OneNote som projektstyring med smart organisation, OneNote-skabeloner, delingsfunktioner og smart integration med Outlook.
Måske ønsker du ikke at bruge et andet projektstyringsværktøj og sigter mod at arbejde fra en enkelt grænseflade hele dagen. Du har allerede alle data tilgængelige i OneNote-notesbogen, og brug af den samme software til projektstyring skulle give en problemfri oplevelse. Følg nedenstående tips og få arbejdet gjort med OneNote.
1. Brug OneNote Notesbog, Sektion og Sider
OneNote bruger en unik metode til at organisere noter. I modsætning til Evernote og Apple Notes er du ikke begrænset til at bruge tags til at arrangere noter. Du kan stole på sektioner og sider til at organisere tanker.
Du kan oprette en separat notesbog til det kommende projekt og oprette forskellige sektioner til det. For eksempel kan du oprette en ny notesbog som et program/softwarenavn, tilføje sektioner som UX, UI, Kommunikation, Softwareudvikling og Test til den.
Tilføj nødvendige noter eller sider, og skab den perfekte notesbog, der er klar til deling.
2. Tag en hjælpende hånd fra OneNote-skabeloner
Det er tidskrævende at oprette hver OneNote-side fra bunden. Når alt kommer til alt, vælger du OneNote som et projektstyringsværktøj for at spare tid. Gør du ikke?
Du kan vælge en af de indbyggede OneNote-skabeloner og hurtigt komme i gang.
Trin 1: Åbn OneNote på din computer.
Trin 2: Vælg relevant notesbog og sektion.
Trin 3: Tilføj en ny side, og klik på Indsæt-menuen øverst.
Trin 4: Vælg Sideskabeloner.
Trin 5: Det åbner en dedikeret skabelonmenu.
Trin 6: Vælg din foretrukne skabelon fra listen og se magien.
Du skal kun lave nogle få ændringer her og der. Du kan endda oprette brugerdefinerede OneNote-skabeloner for at spare mere tid i fremtiden. Læs vores dedikerede indlæg for at lære, hvordan du opretter skabeloner i OneNote.
3. Føj Outlook-e-mails til OneNote
I nogle situationer skal du sende vigtige klient-e-mails til OneNote som reference.
Outlook tilbyder direkte integration med OneNote. Sådan kan du bruge det.
Trin 1: Åbn Outlook på Windows.
Trin 2: Vælg en e-mail, som du vil sende til OneNote.
Trin 3: Klik på menuen med tre prikker i øverste højre hjørne, og vælg OneNote.
Outlook vil spørge dig, hvor du vil gemme e-mailen i OneNote. Vælg afsnittet i en notesbog, og du er godt i gang.
4. Føj relevante filer til OneNote
Før du deler en OneNote-notesbog med andre, skal du tilføje relevante filer og regneark til en side. Det er ret nemt at gøre det.
Fra en OneNote-side skal du vælge Indsæt. Du får mulighed for at integrere Excel-fil til side. Hvis du vil optage lyd eller video, kan du nemt gøre det fra den samme menu.
5. Del OneNote-notesbog
Nu hvor du har oprettet en perfekt OneNote-notesbog med skabeloner, e-mails, filer og mere, er det tid til at dele notesbogen med andre teammedlemmer for at styre projektet.
Trin 1: Fra en OneNote-notesbog skal du klikke på Fil i øverste venstre hjørne.
Trin 2: Vælg Del.
Trin 3: Indtast andre medlemmers e-mailadresser, og giv dem redigeringstilladelse.
Trin 4: Klik på Del nederst, og lad andre deltage i notesbogen.
6. Spor seneste ændringer
Når dit team slutter sig til en OneNote-notesbog, vil du gerne spore ændringer udført af andre.
Fra en OneNote-notesbog skal du gå til Historik-menuen øverst. Vælg Seneste redigeringer, og kontroller ændringer foretaget af andre på en side. Du kan også søge efter ændringer af en bestemt forfatter fra menuen Find efter forfatter.
7. Mastertags til at spore opgavestatus
OneNote kommer med snesevis af indbyggede tags til at spore projektets fremskridt. Fra en OneNote-side kan du gå til Hjem og kontrollere Tags.
Du kan tilføje forskellige tags såsom Projekt, Diskuter med person X, Kundeanmodning, Vigtigt, Ring tilbage, Send i e-mail og mere.
8. Adgangskodebeskyt OneNote-side
Du vil ikke have, at hvert teammedlem skal have adgang til alle OneNote-sider, vel? Nogle OneNote-sider kan indeholde følsomme oplysninger som kvartalsresultater, hård kundefeedback, endeligt UI-design og meget mere.
For at forhindre uautoriseret adgang til disse sider kan du beskytte dem med adgangskode fra afsnittet Gennemse.
På den måde er det kun dig og udvalgte medlemmer på holdet, der har adgang til siden.
Mestre OneNote-projektstyringskapaciteter
Hvorfor betale ekstra for et dedikeret projektstyringsværktøj, når du kan få arbejdet udført fra selve OneNote? Sikker på, dedikerede værktøjer kommer med snesevis af funktioner, men spørg dig selv, vil du bruge dem? Hvis ikke, så kan OneNote være den ideelle løsning til at styre små projekter på farten.
Støt vores arbejde ❤️
Hvis du kunne lide denne artikel, kan du overveje at give drikkepenge for at hjælpe os med fortsat at udgive kvalitetsindhold.
