Nyttige værktøjer til at formatere komplekse dokumenter i Google Docs

Millioner af mennesker bruger Google Docs hver dag til at skrive romaner, afhandlinger, CV’er, opskrifter og tusindvis af andre projekter. I alle disse ting kan organisation – inden for dokumenterne og videre – give dig mere tid til at koncentrere dig om skabelseshandlingen i stedet for at søge efter den sektion, der kun skal justeres en ekstra gang for at gøre den perfekt. Denne artikel tager et kig på værktøjer, der hjælper dig med at formatere dine dokumenter bedre i Google Docs.

Skitser

Den bedste måde at begynde et længere projekt på er med en disposition. For Google Docs betyder det, at du begynder at definere din struktur med Overskriftsstile, hvoraf de tre første er tilgængelige på Toolbar, hvor der som standard står Afsnit. Få adgang til yderligere lag ved hjælp af “Format -> Afsnitstypografier.”

Oversigten er tilgængelig til venstre på din side. For at se det skal du vælge “Vis -> Vis dokumentoversigt.” I dispositionsruden bliver dine overskrifter automatisk til links, så du kan hoppe rundt i dokumentet uden endeløs rulle. Når du holder markøren over en overskrift, vil X-ikonet til højre ikke slette sektionen, men vil fjerne den fra din disposition.

Indholdsfortegnelse

Den samme dokumentstruktur, der bruges til konturer, kan også bruges til at oprette en indholdsfortegnelse. Forskellen her er, at ToC’en er skabt til at blive brugt af læseren. Der er to muligheder. For trykt distribution skal du vælge den første mulighed ved “Indsæt -> Indholdsfortegnelse.” Dette opretter listen og tilføjer sidetal.

For online distribution skal du vælge den anden mulighed, som vil tilføje standard hyperlinks til hver sektion. Hvis du foretager større ændringer i din tekst, skal du huske at gå tilbage og opdatere indholdsfortegnelsen ved hjælp af det ikon, der vises, når du vælger rammen. Tekst i indholdsfortegnelsen kan formateres som enhver anden tekst.

Bogmærker

Dokumentbogmærker skaber ankre i et dokument og kan bruges til at navigere rundt i arbejde, der kan være fordelt på tværs af forskellige filer, mapper eller konti. Hvis du har adgang til dokumentet, vil et klik på et bogmærke-link føre dig til det pågældende sted. Dette er fantastisk til dokumentoprettelse i stor skala eller samarbejde.

For at tilføje en, placer markøren, hvor du vil linke til, og vælg “Indsæt -> Bogmærke.” Et lille blåt ikon vises ved siden af ​​det, og et klik på dette vil give mulighed for at kopiere et link eller fjerne bogmærket. Bogmærker er gode, når du skal vende tilbage og arbejde på et afsnit. Jeg bruger dem til at forbinde noter i Google Keep til sektioner, der kræver mere arbejde.

Dokumentbrud

Der er tre måder, hvorpå du kan tilføje pauser i et dokument. Den første af disse er et sideskift og vil simpelthen lægge alt indhold efter det på en ny side. Det kan være nyttigt til en kapitelafslutning eller for at undgå enke- eller forældreløse linjer i din tekst. Når du bruger dette, bør du gå tilbage og tjekke faldet af linjer på dine sider, hvis dine sideskift har gjort noget mærkeligt.

Sideskift behandles som ethvert sideindhold; de kan slettes ved at placere markøren under den og trykke på backspace.

Sektionsskift er mere nyttige, fordi de kan være “kontinuerlige”, hvilket betyder, at indholdet flyder på samme side som skiftet, eller “næste side”, som altid vil sætte et sideskift før næste afsnit. Sektioner kan også have deres egne marginindstillinger, hvilket er særligt nyttigt i tekniske projekter.

Sektionsskift er mere vedvarende end sideskift. For at slippe af med en, skal du først gøre dem synlige (“Vis -> Vis sektionsskift”), placer derefter din markør på enden af ​​linjen over skiftet og tryk på Slet nøgle to gange. Bemærk, at dette også vil slette det første bogstav i dit næste afsnit.

Projekt links

Hvis dit projekt bliver for komplekst, kan det være bedre at opdele det i flere dokumenter, i hvilket tilfælde “Indsæt -> Link”-indstillingen vil være meget nyttig. Fremhæv et stykke tekst, og vælg dette, og du får mulighed for at linke til et hvilket som helst af de elementer, du har konfigureret tidligere (overskrifter eller bogmærker) eller et eller andet webelement relateret til din fremhævede tekst, hvilket er fremragende til research.

Denne dialog kommer også med et par forslag til links til dine egne dokumenter på Drev relateret til det fremhævede ord. Du kan også klikke på “Find mere”, som åbner en rude til højre med forslag fra internettet, Google Billeder eller dine egne Drev-mapper. Du kan selvfølgelig også blot indsætte en URL, som f.eks. en oprettet fra bogmærkeværktøjet ovenfor.

Udover at arbejde og formatere dine dokumenter i Google Docs, kan du også citere artikler i dine dokumenter, tilføje signaturer og sammenligne to dokumenter i Google Docs.

Se også flere tips og tricks på Google Docs.